Política de Tratamiento de Datos Personales de Fonaviemcali

1. Información general del responsable del tratamiento

Razón social: Fondo de Ahorro y Vivienda de Emcali – FONAVIEMCALI

Naturaleza jurídica: Fondo de empleados

NIT: 890311006-8

Domicilio: Santiago de Cali, Colombia

Dirección: Avenida 5A Nro 20 Norte – 83

Sitio web: https://fonaviemcali.com.co

Correo de contacto para datos personales: habeasdata@fonaviemcali.com.co

Teléfono: PBX: (602) 660 7755

2. Definiciones clave

• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales.
• Dato sensible: Información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como datos de salud, orientación religiosa, política o sindical.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización o supresión.
• Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos personales. En este caso, FONAVIEMCALI.
• Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.

3. Principios aplicables al tratamiento

El tratamiento de datos personales realizado por FONAVIEMCALI se rige, entre otros, por los siguientes principios:

• Legalidad: El tratamiento se realiza conforme a lo dispuesto en la legislación colombiana vigente.
• Finalidad: El tratamiento obedece a fines legítimos, explícitos y previamente informados al titular.
• Libertad: El tratamiento solo se realiza con autorización previa, expresa e informada del titular, salvo los casos previstos en la ley.
• Veracidad o calidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Transparencia: Se garantiza el derecho del titular a obtener información sobre sus datos en cualquier momento.
• Acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites derivados de la naturaleza de los datos y las disposiciones de la ley.
• Seguridad: Se aplican medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos personales.
• Confidencialidad: Todas las personas que intervienen en el tratamiento deben guardar reserva sobre la información.
• Minimización de datos (estándares internacionales): Solo se recolectan los datos estrictamente necesarios para las finalidades informadas.

4. Finalidades del tratamiento

4.1 Finalidades esenciales

Estas finalidades son necesarias para la gestión de la relación entre FONAVIEMCALI y sus asociados, empleados, proveedores y demás titulares:

• Administrar la relación contractual con los asociados.
• Gestionar aportes, ahorros, créditos, auxilios, cesantías y demás beneficios ofrecidos por FONAVIEMCALI.
• Tramitar solicitudes tales como auxilios de solidaridad, créditos, retiros, novedades y actualizaciones de datos.
• Generar radicados, reportes, certificaciones y trazabilidad documental.
• Gestionar peticiones, quejas, reclamos y sugerencias (PQRS).
• Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias, laborales y regulatorias.
• Realizar procesos de gestión del riesgo y prevención del fraude.

4.2 Finalidades complementarias

Estas finalidades requieren autorización adicional del titular:

• Enviar información sobre beneficios, programas educativos, eventos y campañas institucionales.
• Aplicar encuestas de satisfacción y estudios internos de calidad.
• Elaborar estadísticas y análisis de comportamiento para la mejora de servicios, utilizando datos anonimizados cuando sea posible.
• Utilizar imágenes, testimonios o referencias del titular en piezas de comunicación institucional, previa autorización expresa.

4.3 Tratamiento de datos sensibles

En los casos en que sea necesario tratar datos sensibles (como información de salud, certificados médicos,
documentos relacionados con calamidad doméstica o fallecimiento), FONAVIEMCALI solicitará autorización
explícita al titular, indicando de forma clara el carácter facultativo de su entrega.

5. Tipos de datos que tratamos

Según la relación del titular con FONAVIEMCALI, se podrán tratar, entre otros, los siguientes datos:

• Datos de identificación: nombres, apellidos, tipo y número de documento, fecha de nacimiento, firma.
• Datos de contacto: dirección, correo electrónico, teléfonos fijo y celular, ciudad de residencia.
• Datos laborales: cargo, empresa o entidad, dependencia, antigüedad laboral.
• Datos financieros: nivel de ingresos, obligaciones, historial crediticio, información bancaria necesaria para pagos.
• Información relacionada con aportes, ahorros, créditos, auxilios, cesantías y beneficios asociados.
• Documentos de soporte para trámites administrativos, crediticios o de auxilios.
• Datos sensibles estrictamente necesarios para la gestión de auxilios o casos especiales, con autorización expresa.

6. Derechos de los titulares

Los titulares de los datos personales tratados por FONAVIEMCALI tienen derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento.
• Ser informados, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la normativa vigente.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales al menos una vez al mes o cada vez que existan modificaciones sustanciales en la presente política.

7. Procedimiento para consultas, reclamos y solicitudes (Habeas Data)

El titular o sus causahabientes podrán ejercer sus derechos de consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria de autorización a través de los siguientes canales:

• Correo electrónico: habeasdata@fonaviemcali.com.co
• Teléfono: PBX: (602) 660 7755
• Oficinas: Avenida 5A Nro 20 Norte – 83
• Formulario web: https://fonaviemcali.com.co/contacto

7.1 Consultas

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha
de recepción. Cuando no sea posible responder dentro de dicho término, se informará al titular el motivo de la demora y la
fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento
del primer término.

7.2 Reclamos

Los reclamos para corrección, actualización o supresión de datos, o para la presunta infracción de cualquiera de los deberes
contenidos en la ley, serán tramitados dentro de los términos establecidos por la normativa colombiana vigente, y en todo caso
en un plazo máximo de quince (15) días hábiles.

8. Medidas de seguridad y confidencialidad

FONAVIEMCALI implementa medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger la información de los titulares, entre ellas:

• Uso de conexiones seguras (HTTPS/SSL) en los formularios web.
• Controles de acceso mediante usuarios y contraseñas confidenciales.
• Capacitación al personal en materia de protección y confidencialidad de los datos.
• Respaldos y copias de seguridad periódicas en infraestructura segura.
• Políticas internas de clasificación y manejo de la información.
• Procesos de eliminación segura de documentos físicos y digitales cuando ya no sean necesarios.

Ningún sistema es completamente infalible, pero FONAVIEMCALI se compromete a mantener y mejorar continuamente sus controles de
seguridad conforme a estándares reconocidos.

9. Transferencias y transmisiones internacionales

FONAVIEMCALI podrá transmitir o transferir datos personales a terceros ubicados en Colombia o en el exterior cuando sea
necesario para la prestación de servicios tecnológicos, de comunicaciones, almacenamiento en la nube, gestión documental,
auditorías o actividades similares, siempre bajo acuerdos de confidencialidad y protección de datos.

En caso de transferencias internacionales, FONAVIEMCALI procurará que el país de destino cuente con niveles adecuados de
protección de datos, o implementará las salvaguardas contractuales y técnicas requeridas por la autoridad de control.

En ningún caso FONAVIEMCALI vende o comercializa los datos personales de sus titulares.

10. Vigencia de las bases de datos y de la información

Los datos personales serán conservados durante el tiempo que sea razonable y necesario de acuerdo con las finalidades del
tratamiento y con las disposiciones legales aplicables. En particular:

• Durante la vigencia de la relación del titular con FONAVIEMCALI.
• Por los términos establecidos para el cumplimiento de obligaciones legales, contables, tributarias y de archivo.
• Por un período mínimo de diez (10) años para la conservación de información relacionada con operaciones financieras y contables, salvo norma especial diferente.

11. Cambios en la Política de Tratamiento de Datos

FONAVIEMCALI se reserva el derecho de modificar la presente Política en cualquier momento. Cualquier cambio sustancial será
informado a través del sitio web https://fonaviemcali.com.co,
o por los canales de comunicación habituales con los titulares.